Wie lange muss ein Goldhändler seine Kaufunterlagen aufbewahren?

Die geldwäscherechtliche Frist

Die Aufzeichnungen und Belege zur Identifizierung sind 5 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete oder die Transaktion durchgeführt wurde. Nach Ablauf besteht sogar eine Löschpflicht, damit personenbezogene Daten nicht unbegrenzt vorgehalten werden. Diese Löschpflicht kollidiert scheinbar mit dem Steuerrecht, tatsächlich löst sich der Konflikt über den Zweck: Gelöscht werden muss, was nur zur Identifizierung erhoben wurde und nicht zugleich Buchungsbeleg ist.

Die steuerrechtliche Frist

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Briefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Ein Ankaufbeleg vom März 2026 ist also bis Ende 2036 zu halten.

Elektronisch oder auf Papier

Beides ist zulässig, solange die Unterlagen während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben und der Grundsatz der Unveränderbarkeit gewahrt ist. Wer Papierbelege scannt, muss das Verfahren dokumentieren. Ein Ordner im Regal ist rechtlich sicher, ein PDF auf einem Rechner ohne Verfahrensdokumentation nicht.

Was daraus praktisch folgt

Trennen Sie Ankaufbelege von reinen Identifizierungsdaten. Der Beleg über den Ankauf gehört in die Buchhaltung und bleibt 10 Jahre. Die Ausweiskopie, die ausschließlich der Identifizierung diente, wird nach 5 Jahren gelöscht. Wer beides in einem Vorgang ablegt, muss am Ende entweder zu früh löschen oder zu lange speichern, und beides ist angreifbar.

Was bei einer Prüfung verlangt wird

Die geldwäscherechtliche Aufsicht fordert typischerweise eine Stichprobe von Vorgängen über der Schwelle an und prüft, ob zu jedem Vorgang eine vollständige Identifizierung vorliegt. Fehlt zu einem Ankauf über 3.000 Euro der Geburtsort, ist der Vorgang unvollständig, auch wenn Name und Anschrift stimmen. Die Finanzverwaltung prüft eine andere Frage, nämlich ob Wareneingang, Kasse und Umsatz zusammenpassen. Beim Edelmetallhandel fällt jede Lücke sofort auf, weil Gewicht und Tageskurs den Preis fast vollständig erklären. Wer seine Ankaufbelege vollständig führt, besteht beide Prüfungen mit demselben Ordner. Wer sie lückenhaft führt, bekommt im Zweifel eine Schätzung, und die fällt selten günstig aus. Für Privatpersonen gilt die Aufbewahrungspflicht übrigens nicht, wohl aber das eigene Interesse: Wer Gold innerhalb der Spekulationsfrist von 12 Monaten verkauft, muss den Gewinn versteuern und braucht dafür den Anschaffungsbeleg. Ohne ihn setzt das Finanzamt im Zweifel Anschaffungskosten von 0 Euro an, und dann ist der gesamte Verkaufserlös steuerpflichtig. Heben Sie Kaufbelege deshalb mindestens so lange auf, bis die Frist sicher abgelaufen ist, besser dauerhaft. Ein fotografierter Beleg im eigenen Speicher genügt für diesen Zweck, solange Datum, Händler, Gewicht und Preis lesbar sind. Thermopapier verblasst je nach Lagerung schon nach 2 Jahren, weshalb das Abfotografieren am Tag des Kaufs die sicherste Vorsorge ist.