Wie lange muss ein Goldhändler seine Kaufunterlagen aufbewahren?

Die geldwäscherechtliche Frist

Die Aufzeichnungen und Belege zur Identifizierung sind 5 Jahre aufzubewahren, soweit andere Gesetze keine längere Frist vorsehen (§ 8 Abs. 4 GwG). Bei einem einzelnen Ankauf beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angaben festgestellt wurden, bei einer dauerhaften Geschäftsbeziehung mit dem Schluss des Jahres, in dem sie endet. Spätestens nach 10 Jahren sind die Unterlagen in jedem Fall zu vernichten. Ab dem 10. Juli 2027 verlangt die EU-Geldwäscheverordnung ausdrücklich, personenbezogene Daten nach Ablauf der 5 Jahre zu löschen, soweit nicht andere Aufbewahrungsfristen greifen (Art. 77 Abs. 3 VO (EU) 2024/1624). Der scheinbare Konflikt mit dem Steuerrecht löst sich über den Zweck: Was nur zur Identifizierung erhoben wurde und nicht zugleich Buchungsbeleg ist, unterliegt nur der geldwäscherechtlichen Frist.

Die steuerrechtliche Frist

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte sind 10 Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege, also auch Ankaufbelege, gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von 8 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), für Rechnungen ebenso (§ 14b UStG). Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Briefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Ein Ankaufbeleg vom März 2026 ist also bis Ende 2034 zu halten, länger nur, solange er für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Im Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vom 16. Juli 2026 schlagen Bundesfinanz- und Bundesjustizministerium vor, Aufbewahrungsfristen auf 15 Jahre zu verlängern. Beschlossen ist das nicht.

Elektronisch oder auf Papier

Beides ist zulässig, mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz, die im Original aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 2 AO). Elektronische Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Buchungsbelege und empfangene Geschäftsbriefe müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen. Wer Papierbelege scannt oder fotografiert, muss das Verfahren dokumentieren, etwa in einer Organisationsanweisung (GoBD, Rz. 136). Ein Ordner im Regal ist rechtlich einfach, ein PDF auf einem Rechner ohne Verfahrensdokumentation dagegen angreifbar.

Was daraus praktisch folgt

Trennen Sie Ankaufbelege von reinen Identifizierungsdaten. Der Beleg über den Ankauf gehört in die Buchhaltung und bleibt 8 Jahre. Die Ausweiskopie, die ausschließlich der Identifizierung diente, unterliegt der geldwäscherechtlichen Frist von 5 Jahren. Wer beides in einem Vorgang ablegt, muss am Ende entweder zu früh löschen oder zu lange speichern, und beides ist angreifbar.

Was bei einer Prüfung verlangt wird

Die geldwäscherechtliche Aufsicht kann auch ohne besonderen Anlass prüfen und Unterlagen anfordern (§ 51 Abs. 3, § 52 Abs. 1 GwG), etwa zu Vorgängen über der Schwelle, und prüft dann, ob zu jedem Vorgang eine vollständige Identifizierung vorliegt. Fehlt zu einem Barankauf ab 2.000 Euro der Geburtsort, ist der Vorgang unvollständig, auch wenn Name und Anschrift stimmen (§ 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG). Die Finanzverwaltung prüft eine andere Frage, nämlich ob Wareneingang, Kasse und Umsatz zusammenpassen. Beim Edelmetallhandel fallen Lücken schnell auf, weil Gewicht und Tageskurs den Preis weitgehend erklären. Wer seine Ankaufbelege vollständig führt, besteht beide Prüfungen mit demselben Ordner. Wer sie lückenhaft führt, muss mit einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen rechnen (§ 162 AO), und die fällt selten günstig aus. Für Privatpersonen gilt die Aufbewahrungspflicht übrigens nicht, wohl aber das eigene Interesse: Wer Gold innerhalb eines Jahres nach dem Kauf verkauft, muss den Gewinn versteuern (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG) und braucht dafür den Anschaffungsbeleg. Ohne ihn fehlt der Nachweis der Anschaffungskosten, und das Finanzamt kann sie schätzen. Heben Sie Kaufbelege deshalb mindestens so lange auf, bis die Frist sicher abgelaufen ist, besser dauerhaft. Ein fotografierter Beleg im eigenen Speicher genügt für diesen Zweck, solange Datum, Händler, Gewicht und Preis lesbar sind. Belege auf Thermopapier können verblassen, weshalb das Abfotografieren am Tag des Kaufs die sicherste Vorsorge ist.